Lean Kantoor

Lean Kantoor

Met lean-office naar efficiënte processen en minder werkdruk

Lean in je hele bedrijf

Als bedrijven over willen naar Lean, denken ze vaak aan hun primaire proces. De productieomgeving dus. Dit kan een omgeving zijn waar producten gemaakt of diensten geleverd worden. Maar aan dat primaire proces hangen veel ondersteunende taken. In je kantooromgeving bijvoorbeeld, waar administratieve en ondersteunende processen plaatsvinden. Vaak krijgt het kantoor een lage prioriteit bij het overgaan naar Lean. Een gemiste kans, denken wij.

“Ja maar in de productie wordt waarde toegevoegd aan het eindproduct voor de klant, logisch toch dat we ons daarop focussen.” Ja en nee.

Het is goed om te beseffen dat op kantoor 60 tot 80% van de indirecte kosten worden gemaakt. Kosten die nodig zijn om te kunnen voldoen aan klantwensen. De werkzaamheden op kantoor zijn vaak zeer divers. Certificeringen en rapportages bijvoorbeeld, leveren geen directe toegevoegde waarde voor de klant. Maar dat wil niet zeggen dat het niet efficiënter en beter kan.

Verspillingen op kantoor

Stel, je hele productieproces is Lean. Je hebt weinig voorraden, je medewerkers hebben voldoende ruimte en hoeven niet te zoeken naar grondstoffen of gereedschap. De loopruimtes zijn beperkt en alles is schoon en veilig. Hartstikke mooi! Je bespaart een hoop geld. Maar wat als je dat geld op kantoor weer weggooit? Bureaus met grote stapels papier, overvolle archiefkasten met verouderde informatie, mappenstructuren in het systeem die niet duidelijk zijn en zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Lean-office

Wij maken samen met jou je kantooromgeving Lean. Dit doen wij op verschillende niveaus:

  • Extern: Zorg voor een betere aansluiting met je klant door verbeteringen in orderintake, klantenservice, marketing, verkoop en logistiek;
  • Intern op organisatieniveau: Verbeter je op gebied van communicatie, HR en inkoop;
  • Intern op afdelingsniveau: Werk met het opzetten en behalen van doelstellingen. Ga werken met workflows en gestandaardiseerde werkprocessen;
  • Intern op medewerkersniveau: Verlaag de werkdruk door het verminderen van foutkansen en het optimaliseren van je planning. Verdeel rollen, taken en verantwoordelijkheden optimaal.

Verschillende methodes

Er zijn diverse manieren om je kantooromgeving Lean te krijgen. Wij geloven in onderstaand stappenplan:

  1. Training van medewerkers. Wij geven je medewerkers trainingen over Lean. Wij maken ze bewust van hun werkwijze en de verspillingen die daarbij horen.
  2. Het implementeren van het ‘5S’ principe. We creëren met jou en je medewerkers een nette werkomgeving waarin het aantal fouten sterk gaat afnemen.
  3. We maken met jou een integrale waardestoomanalyse van alle processen in je organisatie. Zo krijgen we inzicht in de onderlinge samenhang van je werkstromen en in de verspillingen.
  4. Wij stellen een verbeterstructuur op. We maken samen een verbeterplan met quick-wins en verbeterpunten.
  5. We voeren de quick-wins door. Dit bevordert het enthousiasme en het draagvlak in je bedrijf.
  6. We gaan samen verbeterprojecten opzetten en uitvoeren. Dit doen we aan de hand van een strakke planning.
  7. We evalueren tijdens het proces continu de ervaringen van externe partijen en interne afdelingen.

Waar moet ik beginnen

Bel ons voor een vrijblijvend gesprek. Dat kan via telefoonnummer +31 (0)572 362008 of info@smitdevries.nl. Wij kunnen je helpen om je kantooromgeving Lean te maken. Je kan je gegevens ook hieronder invullen, dan nemen wij contact met jou op.

Contact

Wil je meer informatie? Vul dan hier je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. Wel zo makkelijk!


Bedrijven en organisaties hebben steeds meer moeite de snelle veranderingen in de maatschappij bij te benen. Toch is dit nodig om te overleven. SmitDeVries is een adviesbureau dat kiest voor een persoonlijke benadering op basis van drie pijlers: Business (organisatieadvies), People (persoonlijke- en teamontwikkeling) en Academy (online leren). Wij kennen de vraagstukken waar jij mee te maken hebt en hebben de experts in huis die jou helpen jouw organisatie toekomstproof te maken.