Processen en werkbeschrijvingen

Processen en werkbeschrijvingen

Elk bedrijf bestaat uit een set van processen waarlangs producten en diensten tot stand komen. Het ene bedrijf werkt met gedocumenteerde processen, aangevuld met werkbeschrijvingen, het andere ziet hier de noodzaak niet van in. Het vastleggen van werkprocessen en werkbeschrijvingen biedt echter altijd belangrijke voordelen. Zeker als een organisatie groeit, wordt dit alsmaar belangrijker.

 

Waarom?

  • Processen zorgen voor een uniforme werkwijze. Dit levert herkenbaarheid op. Naar je klanten, stakeholders en je eigen medewerkers;
  • De foutkans verkleint als processen nauwkeurig zijn vastgelegd;
  • Het geeft externe instanties zicht op de bedrijfsvoering, wat in veel gevallen nodig is voor certificering (denk aan ISO certificering);
  • Het inwerken van nieuwe medewerkers gebeurt op een uniforme en eenvoudige manier. De werkzaamheden en de wijze waarop ze worden uitgevoerd liggen immers vast.

Wij hebben ruime ervaring in het opstellen en vastleggen van processen en werkbeschrijvingen. Bij MKB-bedrijven, maar ook bij zorginstellingen en overheidsinstanties.

 

Hoe ziet een proces met werkbeschrijving er uit?

Wij starten een proces altijd met een AAD processchema. Daarin wordt in één oogopslag zichtbaar hoe het proces loopt. Meer informatie over deze AAD methodiek vind je hier. Hoe wij jouw processen en werkbeschrijvingen verder vorm geven, dat bepaal je voor een belangrijk deel zelf. Wij kunnen de processen vormgeven in jouw huisstijl en met de onderdelen die jij belangrijk vindt. Wil je bijvoorbeeld alleen een processchema, of wil je ook gedetailleerde werkbeschrijvingen. En je kan zelfs nog verder gaan door ook werkinstructies op te stellen waarin door middel van printscreens een toelichting op ICT systemen wordt gegeven. Wel zo handig voor nieuwe medewerkers. Ben je benieuwd hoe dit eruit ziet? Download dan ons voorbeeldproces bovenin deze pagina.

 

Processen beschikbaar stellen

De laatste vraag die je je moet stellen als je jouw processen vast laat leggen is: ‘hoe ga ik mijn processen beschikbaar stellen binnen mijn organisatie?’ Dat kan door middel van PDF-documenten die je op een netwerkschijf opslaat of via intranet beschikbaar stelt. Maar je kan daarin ook verder gaan door jouw processen op te nemen in een kwaliteitsmanagementsysteem. Ingewikkeld en kostbaar? Absoluut niet. Wij kunnen een betaalbaar en intuïtief kwaliteitsmanagementsysteem voor je inrichten. Volledig in de cloud! Daardoor wordt je niet geconfronteerd met langdurige implementaties en hoge kosten. Naast het feit dat je processen zo voor alle medewerkers binnen jouw organisatie beschikbaar zijn, heeft het systeem nog meer voordelen:

 

  • Belangrijke informatie ontgaat je medewerkers niet meer, omdat je deze informatie onder de aandacht kan brengen met een leesverplichting;
  • Periodiek kan je taken uitzetten om processen te reviewen. Dat gaat volledig digitaal, dus de drempel om te reviewen is laag;
  • Alle proceswijzigingen worden automatisch bijgehouden, erg handig voor externe instanties bij bijvoorbeeld een ISO audit;
  • Medewerkers kunnen eenvoudig wijzigingsvoorstellen doen.

SmitDeVries heeft voor ons in zeer korte tijd een nette kwalitatief uitstekende opdracht verleend. Het in kaart brengen van 20 nog niet gestandaardiseerde werkprocessen in de kerstperiode is geen makkelijke opgave. Naast dat het met Joeri en Jeroen zeer prettig is samenwerken hebben zij uitstekend advies gegeven over hoe bepaalde processen efficiënt en werkbaar zouden kunnen verlopen.

 

Het team heeft het proces daarnaast als positief ontvangen waarbij het in kaart brengen van processen ook een kleine change in denkwijze heeft meegebracht. Dank voor deze waardevolle bijdrage met als resultaat een set kwalitatief goed uitgewerkte werkprocessen in een overzichtelijke, korte en krachtige documentatie.

Kamer van Koophandel

Cindy Lourens
Kamer van Koophandel

Meer informatie

Wil je meer weten over de mogelijkheden van het vastleggen van jouw processen of het inrichten van een kwaliteitsmanagementsysteem? Ben je nieuwsgierig naar onze werkwijze? Of wil je gewoon eens een vrijblijvend gesprek? Neem dan contact met ons op. Dat kan via telefoonnummer +31 (0)572 362008 of info@smitdevries.nl. Je kan je gegevens ook hieronder invullen, dan nemen wij contact met jou op.

Download ons voorbeeldproces

proces en werkbeschrijving
Contact

Wil je meer informatie? Vul dan hier je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. Wel zo makkelijk!


X
X