Processen en werkbeschrijvingen

Elk bedrijf bestaat uit een set van processen waarlangs producten en diensten tot stand komen. Het ene bedrijf werkt met gedocumenteerde processen, aangevuld met werkbeschrijvingen. Het andere bedrijf ziet hier de noodzaak niet van in.

Het vastleggen van werkprocessen en werkbeschrijvingen biedt echter altijd belangrijke voordelen. Zeker als een organisatie groeit. Dan wordt dit alsmaar belangrijker.

Waarom?

  • Processen zorgen voor een uniforme werkwijze. Dit levert herkenbaarheid op. Naar je klanten, stakeholders en je eigen medewerkers;
  • De foutkans verkleint als processen nauwkeurig zijn vastgelegd;
  • Het geeft externe instanties zicht op de bedrijfsvoering. Wat in veel gevallen nodig is voor certificering (denk aan ISO certificering);
  • Het inwerken van nieuwe medewerkers gebeurt op een uniforme en eenvoudige manier. De werkzaamheden en de wijze waarop ze worden uitgevoerd liggen immers vast.

Wij hebben ruime ervaring in het opstellen en vastleggen van processen en werkbeschrijvingen. Bij MKB-bedrijven, maar ook bij zorginstellingen en overheidsinstanties.

Download ons voorbeeldproces

Voorbeeld proces

Hoe pakt SmitDeVries dit aan?

Het vastleggen van processen en werkbeschrijvingen gebeurt op hoofdlijnen in vijf stappen.

Processen vastleggen
  1. Voor elk proces dat vastgelegd wordt, houden wij een interview met medewerkers en/of leidinggevenden die in het betreffende proces werkzaam zijn. Stap voor stap beschrijven wij welke werkzaamheden zij uitvoeren. En vragen we waar zij tegenaan lopen;
  2. De input uit het interview wordt door ons verwerkt in een concept proces. Dit concept proces leggen wij voor aan de personen met wie wij het interview hebben gehouden. Zij kunnen aanvullingen doen of wijzigingen voorstellen;
  3. De concept processen worden, inclusief de opmerkingen uit stap twee, besproken met de opdrachtgever of leidinggevende. Naar aanleiding van dit gesprek worden de laatste opmerkingen en aanpassingen door ons verwerkt;
  4. Wij leveren de definitieve processen op. Dit doen wij in een eindbespreking met de opdrachtgever, waarin wij ook bijzonderheden bespreken die ons zijn opgevallen tijdens de uitvoering van de opdracht;
  5. Wij begeleiden (indien gewenst) ook de implementatie. Bijvoorbeeld door het geven van een presentatie over de nieuwe processen en procesmatig werken. Maar ook door een volledige implementatie waarin wij medewerkers en leidinggevenden op de werkplek begeleiden.

Hoe ziet een proces met werkbeschrijving er uit?

Wij starten een proces altijd met een AAD processchema. AAD staat voor Actor Activity Diagramming. In het schema wordt in één oogopslag zichtbaar hoe het proces loopt. Meer informatie over deze AAD methodiek vind je hier.

Hoe wij jouw processen en werkbeschrijvingen verder vorm geven, dat bepaal je voor een belangrijk deel zelf. Wij kunnen de processen vormgeven in jouw huisstijl en met de onderdelen die jij belangrijk vindt. Wil je bijvoorbeeld alleen een processchema, of wil je ook gedetailleerde werkbeschrijvingen. En je kan zelfs nog verder gaan door ook werkinstructies op te stellen waarin door middel van printscreens een toelichting op ICT systemen wordt gegeven. Wel zo handig voor nieuwe medewerkers.

Ben je benieuwd hoe dit eruit ziet? Download dan ons voorbeeldproces.

Wil je vrijblijvend van gedachten wisselen?

Processen en werkbeschrijvingen

Processen beschikbaar stellen

De laatste vraag die je je moet stellen als je jouw processen vast laat leggen is: ‘hoe ga ik mijn processen beschikbaar stellen binnen mijn organisatie?’ Dat kan door middel van PDF-documenten die je op een netwerkschijf opslaat. Of via intranet beschikbaar stelt. Maar je kan daarin ook verder gaan.

Door jouw processen op te nemen in een kwaliteitsmanagementsysteem. Ingewikkeld en kostbaar? Absoluut niet. Wij kunnen een betaalbaar en intuïtief kwaliteitsmanagementsysteem voor je inrichten. Volledig in de cloud! Daardoor wordt je niet geconfronteerd met langdurige implementaties en hoge kosten.

Naast het feit dat je processen zo voor alle medewerkers binnen jouw organisatie beschikbaar zijn, heeft het systeem nog meer voordelen:

  • Belangrijke informatie ontgaat je medewerkers niet meer, omdat je deze informatie onder de aandacht kan brengen met een leesverplichting;
  • Periodiek kan je taken uitzetten om processen te reviewen. Dat gaat volledig digitaal, dus de drempel om te reviewen is laag;
  • Alle proceswijzigingen worden automatisch bijgehouden, erg handig voor externe instanties bij bijvoorbeeld een ISO audit;
  • Medewerkers kunnen eenvoudig wijzigingsvoorstellen doen.

Onze blogs en artikelen over processen en werkbeschrijvingen

Processen beschrijven hoeft niet veel tijd te kosten

Samenvatting

Procesvolwassenheid in organisaties

Procesvolwassenheid in organisaties In 2004 heeft Paul Harmon, een vooraanstaand onderzoeker op het gebied van procesmanagement, een artikel geschreven over de volwassenheid van bedrijfsprocessen. Hij schrijft dat volwassen organisaties dingen...

Processen beschrijven

Processen beschrijven Processen beschrijven schept duidelijkheid Het beschrijven van processen is een project waar veel bedrijven graag aan beginnen, omdat het duidelijkheid schept. Processen beschrijven zorgt ervoor dat er duidelijkheid...

Processen verbeteren

Processen verbeteren Processen verbeteren, waar begin je? Je wilt je processen verbeteren, maar waar begin je? Het is een vraag die wij vaak krijgen. Veel organisaties kunnen kleine verbeteringen in...

Contact

Wil je meer informatie? Vul dan hier je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. Wel zo makkelijk!