Processen beschrijven hoeft niet veel tijd te kosten

Elk bedrijf heeft te maken met processen. Als we het heel eenvoudig verwoorden (volgens de Dikke van Dale), dan is een proces: ‘een manier van behandeling’. De manier waarop bedrijven omgaan met processen verschilt enorm. Het ene bedrijf heeft alle processen beschreven en vastgelegd. Het andere bedrijf vaart volledig op basis van de kennis van haar medewerkers.

Tijdrovend

Het idee binnen veel bedrijven is dat het beschrijven van processen veel tijd kost. Dat komt vaak omdat het beschrijven van processen bij een medewerker wordt belegd. Een medewerker die ook andere taken heeft. Waardoor het beschrijven van processen niet de aandacht krijgt die het zou moeten krijgen.

Een andere oorzaak is het betrekken van teveel collega’s. Hoe meer collega’s betrokken worden bij het vastleggen van processen, hoe meer discussie kan ontstaan. En dat kost ook tijd.

Voordelen

Voordelen van het vastleggen van processen zijn er genoeg:

  • Je borgt kennis;
  • Er wordt op een uniforme manier gewerkt;
  • Medewerkers werken op de meest efficiënte manier;
  • Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn voor iedereen duidelijk.

Twee manieren om processen te beschrijven

Er zijn twee manieren om processen te beschrijven: de expertaanpak en de gebruikersaanpak. Op hoofdlijnen zijn de verschillen als volgt:

Expertaanpak

1. Interviews met de proceseigenaar en medewerkers (medewerkers met inhoudelijke kennis van het proces);

2. Uitwerken van het conceptproces op basis van informatie uit interviews;

3. Reviewen van conceptproces door de deelnemers aan het interview uit de eerste stap;

4. Verwerken van het reviewcommentaar en implementeren van het proces;

Gebruikersaanpak

1. Instellen van een proceswerkgroep met medewerkers die een belang hebben bij en/of een rol (gaan) spelen in het betreffende proces;

2. Twee sessies van twee uur met de proceswerkgroep om het proces te bespreken (zowel de huidige situatie als wijzigingen);

3. De procesbeschrijving wordt in concept uitgewerkt door een lid van de proceswerkgroep;

4. Het conceptproces wordt voorgelegd aan de proceseigenaar;

5. Er wordt een sessie van twee uur gehouden om het conceptproces met de  proceswerkgroep te bespreken (inclusief aanvullingen en commentaar van proceseigenaar);

6. Er wordt een invoeringsplan opgesteld (inrichtingsactiviteiten, communicatie en monitoring);

7. De procesbeschrijving en invoeringsplan worden door een ieder die een rol heeft in betreffende proces gereviewd;

8. Verwerken van het reviewcommentaar en implementeren van het proces;

Met de expertaanpak kan je al een proces beschrijven binnen een week

Zoals deze vergelijking laat zien zit er een verschil in de aanpak. De gebruikersaanpak is aanzienlijk uitgebreider. Maar deze aanpak is vooral interessant voor grote organisaties waar veel betrokkenen per proces zijn. De gebruikersaanpak heeft namelijk een risico. Het opstellen duurt zo lang, dat de werkelijkheid al weer anders is op het moment dat het proces af is.

De expertaanpak is een snellere manier van het vastleggen van een proces. En past daarom beter bij MKB bedrijven. Er worden medewerkers betrokken die dagelijks werken in het betreffende proces. Zo is de praktijkkennis aanwezig om het proces vast te leggen. En omdat er één reviewronde is, kan het proces ook kort na het interview worden opgesteld en vastgesteld. In de praktijk betekent dit dat een proces al binnen een week opgeleverd kan worden.

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Kijk dan eens op onze pagina over processen en werkbeschrijvingen. Of neem contact met ons op. Dat kan via telefoonnummer +31 (0)572 362008 of info@smitdevries.nl.

Related posts