Business Process Reengineering: de 8 stappen naar slimmere en efficiëntere processen

‍

1. Leg de huidige werkwijze vast (IST)

‍

Begin bij de bron: de medewerkers. Door middel van interviews met collega’s die dagelijks in het proces werken, breng je de IST-situatie gedetailleerd in kaart. Welke stappen worden genomen? Waar begint het proces, en hoe verloopt het in de praktijk écht?

‍

Tijdens deze gesprekken ontdek je:

• Wat goed werkt (en wat niet)
• Waar knelpunten, verspilling en risico’s zitten
• Waar ruimte ligt voor verbetering of automatisering

‍

Tip: Stel simpele maar effectieve vragen zoals: "Wat gebeurt er na deze stap?" en "Gaat dat altijd zo, of zijn er uitzonderingen?"

‍

2. Analyseer de processen

‍

Gebruik de inzichten uit de interviews om het proces te analyseren. Combineer de feedback van medewerkers met data om patronen te herkennen. Kijk gericht naar:

• Mogelijkheden voor automatisering
• Kansen voor standaardisatie
• Onbenutte efficiëntie- of klantkansen

‍

Tip: Gebruik een Pareto-analyse (80/20-regel) om te bepalen welke knelpunten het grootste effect hebben als je ze oplost.

‍

3. Evalueer de processen

‍

Nu je de analyse op tafel hebt, kun je beoordelen welke aanpassingen nodig zijn. Stel jezelf de vraag: welke optimalisaties zijn haalbaar én waardevol? Kies op basis van feiten en strategische doelen welke processen geautomatiseerd, vereenvoudigd of opnieuw ontworpen moeten worden.

‍

Tip: Werk met een prioriteitenmatrix (impact vs. haalbaarheid) om focus te houden op de beste verbeterkansen.

‍

4. Herontwerp de processen (SOLL)

‍

Het is tijd voor het herontwerp: de SOLL-situatie. Stel het ideale proces op, waarbij je rekening houdt met de strategische doelstellingen van de organisatie. Het is mogelijk dat je meerdere scenario’s of varianten uitwerkt, bijvoorbeeld:

• Eén variant met maximale automatisering
• Eén met meer focus op menselijke interactie
• Het doel: processen creëren die future-proof zijn én waarde leveren voor de klant.

‍

Tip: Begin met het einde in gedachten: wat wil je dat de klant of gebruiker ervaart aan het eind van dit proces?

‍

5. Vergelijk de opties en maak een selectie

‍

Je hebt nu verschillende vernieuwde procesvoorstellen. Vergelijk ze op haalbaarheid, impact en alignment met de organisatiedoelen. Betrek alle belanghebbenden bij de keuze: dat vergroot het draagvlak én zorgt voor snellere besluitvorming.

‍

Koppel ook de juiste prestatie-indicatoren (KPI’s) aan elk proces. Denk aan doorlooptijd, foutpercentage of klanttevredenheid. Deze vormen de basis voor monitoring en sturing.

‍

Tip: Laat elke optie toetsen op drie niveaus: klantwaarde, medewerkerstevredenheid en organisatiedoelen. Zo maak je een gebalanceerde keuze.

‍

6. Ontwikkel producten en tools

‍

Leg de gekozen processen vast in procesmanagementsoftware. Deze tools helpen bij:

• Het visueel maken van processen (workflows)
• Het koppelen van documenten en verantwoordelijkheden
• Real-time monitoring via dashboards
• Signalering van risico’s, afwijkingen en verbeterpunten

Kortom: een solide basis voor beheersing én continue verbetering.

‍

Tip: Kies software waarin je processen niet alleen kunt tekenen, maar ook monitoren en bijsturen

‍

7. Implementatie

‍

Tijd om het vernieuwde proces tot leven te brengen. Pak dit projectmatig aan: werk met een helder implementatieplan, duidelijke taakverdeling en een overzicht van mijlpalen. Betrek vooral medewerkers uit het primaire proces actief – zij zijn de sleutel tot succesvolle adoptie.

‍

Tip: Plan een 'test & feedback week' waarin medewerkers het nieuwe proces oefenen, ervaringen delen en laatste optimalisaties worden gedaan vóór de livegang.

‍

8. Borging van de processen (PDCA-cyclus)

‍

De borging is cruciaal. Voer de PDCA-cyclus uit:

Plan: Stel vast waar je per KPI op gaat sturen

Do: Voer het proces zoals ontworpen uit

Check: Meet de prestaties, maand na maand

Act: Stuur bij waar nodig en neem corrigerende maatregelen

Zorg dat processen, KPI’s, rollen en verantwoordelijkheden naadloos op elkaar aansluiten. Alleen dan kun je langdurige verbetering realiseren én behouden.

‍

Tip: Koppel het proces aan bestaande overlegstructuren zoals weekstarts of kwartaalreviews, zodat procesprestaties structureel besproken worden.

‍

Tot Slot: BPR als groeimotor

‍

BPR is geen quick fix, maar een strategisch proces dat organisaties in staat stelt om echt fundamenteel te verbeteren. Het draait niet alleen om efficiënter werken, maar om slimmer en klantgerichter werken. En dat begint bij het lef om anders te durven kijken naar hoe je nu werkt.

Heb je hulp nodig bij het opzetten of begeleiden van zo’n traject? Of zoek je een frisse blik op je huidige processen? Neem contact met ons op en wij sparren graag met je over de mogelijkheden.

‍