Hoe een organisatiescan je helpt bij procesoptimalisatie
Stel je voor: je bedrijf loopt als een trein, maar ergens kraakt en piept het. Deadlines worden nét niet gehaald. Hoe krijg je inzicht in waar het spaak loopt? Met een organisatiescan.
Stel je voor: je bedrijf loopt als een trein. Maar ergens kraakt en piept het. Deadlines worden nét niet gehaald. Afdelingen werken langs elkaar heen. En vergaderingen duren langer dan het uitrijden van de Dakar met een trapskelter. Iedereen werkt keihard. Maar toch voelt het alsof er zand in de motor zit. Herkenbaar? Krijg dan zo snel mogelijk inzicht in waar het spaak loopt. Want zonder dit inzicht kun je onmogelijk verbeteren. Maar hoe krijg je dit inzicht? Met een organisatiescan.
"vergaderingen duren langer dan het uitrijden van de Dakar met een trapskelter"
Wat is een organisatiescan?
Een organisatiescan is een grondige analyse van de organisatie. Het brengt in beeld hoe de huidige organisatie is ingericht. Hoe er wordt gewerkt. En wat het resultaat van deze werkwijze is. Met andere woorden: het legt bloot hoe de huidige organisatie functioneert.
Waarom is het belangrijk?
Een organisatiescan is net als een medische scan, maar dan voor je bedrijf. Stel dat jij met buikpijn naar het ziekenhuis gaat. De arts hoort je met een half oor aan. Na enkele minuten hoor jij de arts zeggen dat er geen andere optie is dan te opereren. Geen röntgenfoto’s, geen bloedtesten, geen echo. Gewoon hup! Het mes erin. Dan sta je toch gek te kijken als je een paar uur later wakker wordt met een perfect verwijderde blindedarm. Operatie geslaagd. Terwijl je eigenlijk niets meer of minder had dan kramp van een gezellig avondje kaasfondue.
Oké. Bovenstaand voorbeeld is misschien wat overdreven. Maar binnen bedrijven zien we eigenlijk vaak hetzelfde gebeuren. Het loopt niet lekker, dus we moeten wat doen. We schieten gelijk in de actie zonder precies te weten waar het probleem ligt. Kies je ervoor om eerst rustig stil te staan bij de huidige situatie en die verder uit te diepen? Dan kom je tot effectievere én efficiëntere oplossingen. Bijvoorbeeld een kop kamillethee in plaats van een blindedarmoperatie. Dat klinkt toch een stuk effectiever en efficiënter?
Een scan inzetten voor procesoptimalisatie
Een organisatiescan kan breed of specifiek worden ingezet. Zo kun je ervoor kiezen om een volledige scan van het bedrijf uit te voeren. Dan wordt er gekeken naar de ambitie en strategie tot en met de inrichting van het werk en de organisatiecultuur. Maar je kan er natuurlijk ook voor kiezen om een scan uit te voeren op een deel van de bedrijfsvoering. Elke scan is dan ook anders. Wel zijn er een paar handvatten die je helpen:
Bepaal het doel en de scope
Bepaal wat je wil optimaliseren. Waar lopen medewerkers of klanten tegenaan? Welke bedrijfsprocessen duren langer dan gewenst? Waar zien we vaak fouten voorbijkomen? Waar gaan veel kosten in zitten?
Gegevens en informatie verzamelen
Verzamel zo veel mogelijk feiten. Het liefst objectief. Zoals doorlooptijd, kosten en foutmarges. Maar het kan ook subjectief. Zoals tevredenheid van klanten of medewerkers. Hoe vaak lopen ze ergens tegenaan? Hoe vaak komen fouten voor? Waar komen fouten voor? Hoeveel kosten zitten erin?
Analyseren en diagnose stellen
Breng in kaart waar de knelpunten ontstaan. Bijvoorbeeld door het proces uit te tekenen of door een probleemanalyse op te stellen.
Verbeterpunten en oplossingen opstellen
Weet je wat er misgaat en waar het mis gaat? Bedenk dan zo veel mogelijk oplossingen of verbeteringen. Tip: doe dit niet alleen. Betrek de juiste personen hierbij. Kies uiteindelijk de oplossingen en verbeteringen met het grootste effect.
Verbeteringen doorvoeren
Voer de verbeteringen door. Tip: hou het praktisch en uitvoerbaar. Worden er meerdere verbeteringen opgepakt of blijkt de beste verbetering een hele grote te zijn? Verdeel het werk dan en stel vast wie welk onderdeel oppakt vóór welke datum.
Meten en bijsturen
Verbetering doorgevoerd? Top, kunnen we door naar de volgende. Maar niet voordat we ook hebben gecheckt of de verbetering ook daadwerkelijk een verbetering is. Wees niet de arts die tevreden terugblikt op een geslaagde operatie terwijl de patiënt nog steeds last heeft van de kaasfondue.
"Geen röntgenfoto’s, geen bloedtesten, geen echo. Gewoon hup! Het mes erin"
De kracht van een externe blik
De meeste werkwijzen bij bedrijven ontstaan geleidelijk. We lopen ergens tegenaan en passen onze werkwijze daarop aan. Een tijdje later lopen we tegen iets nieuws aan en passen onze werkwijze daar weer op aan. Stap voor stap sluipen er onlogische handelingen of stappen in het proces. Geen paniek. Dat overkomt ons allemaal. Het nadeel is wel dat je daar al snel blind voor wordt als je dagelijks te maken hebt met het proces. Een frisse blik helpt in deze gevallen goed. Zonder de zogenaamde bedrijfsblindheid de juiste vragen stellen over het ‘waarom’ achter een werkwijze. Dat geeft de scan éxtra waarde.
Meer weten?
Benieuwd naar onze aanpak? Lees dan eens onze whitepaper over de organisatiescan. Een echte aanrader. Liever met ons om tafel? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.
Hoe een organisatiescan je helpt bij procesoptimalisatie
