Waarom bedrijfsprocessen in kaart brengen?

Inzicht

‍

Daar begint het mee. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen geeft inzicht. Hierdoor weet je wat er speelt in je bedrijf. Hoe gaan je mensen bijvoorbeeld te werk? Doen ze dat allemaal op dezelfde efficiënte manier? Misschien zijn er wel veel verschillen. En als die er zijn, weten je mensen dat van elkaar?  

‍

Meestal groeien bedrijven organisch mee met de vraag van hun klanten. Heb je binnen je bedrijf meer capaciteit nodig? Dan haal je nieuwe medewerkers je organisatie binnen. Maar vaak denken we niet na over een logische indeling en overdracht van werkzaamheden. Gevolg? Er ontstaat een situatie waarin medewerkers het op hun eigen manier gaan doen. Je weet bijvoorbeeld wat je collega doet, maar niet hoe. Wordt het ineens ontzettend druk? Of valt er iemand weg door ziekte? Dan kunnen werkzaamheden moeilijk overgenomen worden. Omdat we niet weten hoe het moet.

‍

Je merkt het misschien al. Dat is natuurlijk een onwenselijke situatie. Want medewerkers moeten elkaars werk makkelijk over kunnen nemen. Sterker nog: wil je als bedrijf beter worden? Dan is het handig om met collega’s te kijken hoe het werk stapje voor stapje beter kan. Dan moet je wel van elkaar weten hoe het werk gedaan wordt. Je hebt dus inzicht nodig in hoe de processen lopen. Dit doe je door een waardestroomanalyse op te zetten. Hiermee breng je zogenaamde verspillingen in kaart. En werkt toe naar het beste en meest efficiënte proces. Een proces dat door elke medewerker binnen je bedrijf gevolgd wordt.

‍

Grip

‍

Heb jij de processen inzichtelijk? Dan is het tijd om te sturen op het volgen van de processen. Wie doet wat, wanneer en op welke manier? Zo kun je de processen plannen en volgen en heb je inzichtelijk wat wanneer af is. Gevolg? Je hebt grip op de tijd die erin gestoken wordt. En je houdt je marge in stand. Resultaat? Jij hebt grip op je proces én je bedrijfsresultaat.

‍

Continu verbeteren

‍

Wat hebben succesvolle bedrijven met elkaar gemeen? Juist. Continu verbeteren. Dat gebeurt niet vanzelf. Verbeteren gaat gestructureerd en geregisseerd. Met andere woorden: je gebruikt een verbetermethodiek die bij jou past. Zoals Agile of Kaizen. Vanzelfsprekend heb je ook een goede basis binnen jouw bedrijf nodig.  

‍

Die juiste basis vind je in een goede procesbeschrijving. Daarin staat hoe je te werk moet gaan. En wat verbeterpunten zijn. Is alles al verbeterd? Dan kun je kijken of een andere aanpak misschien alsnog sneller werkt. Dit hoeft natuurlijk niet zo te zijn.

‍

Conclusie

‍

Wil jij je bedrijf verder verbeteren? Beschrijf je processen. Het verbetert niet alleen je bedrijf. Het geeft je nog veel meer. Bijvoorbeeld inzicht in hoe het loopt binnen je bedrijf. Jij en je medewerkers weten wat te doen op welk moment. Zo ontstaat de gewenste grip. Jij kunt op het juiste moment sturen. Gevolg? Je doet de goede dingen binnen de tijd die daarvoor staat. Blije klanten, blije medewerkers. Dat noemen wij win-win.

‍

Meer weten?

‍

Wil je meer weten over hoe jij je processen kunt beschrijven? Of hoe je processen kunt verbeteren met praktische methodes? Kijk eens op procesoptimalisatie. Of neem contact met ons op. We helpen je graag verder.