Professionaliseren is een kwestie van organiseren
Hoe Lean Management bijdraagt aan een succesvol en volwassen bedrijf
U bent ondernemer. Samen met uw medewerkers zet u elke dag een mooie prestatie neer. Helemaal tevreden bent u echter niet. U zou wel meer willen alleen uw collega’s vinden dat het “toch mooi gaat nu”.
Professionaliseren is een kwestie van organiseren
Bent u dan de enige in uw bedrijf die het anders zou willen doen? Allicht niet. Toch is onze ervaring dat veel ondernemers zich alleen voelen in hun ondernemerschap. Medewerkers, soms ook compagnons, geven hun volle energie aan de dagelijkse gang van zaken vanuit hun passie voor hun vak. Een organisatiecultuur van “hard werken en mooi werk leveren” is het gevolg. Natuurlijk mooi, maar niet wanneer dit (mee)veranderen in de weg staat om het elke dag ook een stukje beter te doen.
Hoe doorbreekt u dit? Veranderen moet in eerste instantie iets van iedereen worden. Natuurlijk kunt u daar niet van iedereen hetzelfde in verwachten, maar van uw medewerkers met een hogere opleiding mag u zeker steun verwachten. Waar wilt u heen? Waarom? Waarom is dat goed van huidige en toekomstige klanten? Wat betekent dit voor uw medewerkers? Waarom is dat ook goed en leuk voor hen? Ga samen met hen deze zoektocht aan. Herijk uw strategie samen met hen. Zo verenigt u belangen en wordt de toekomst er een waar iedereen deel van wil uitmaken. De eerste stap is zo gezet!
De volgende stap is om aan de nieuwe toekomst te gaan werken. Werkwijzen worden aangepakt, nieuwe producten en diensten worden op de markt gebracht. Als ondernemer denkt u mogelijk in grote stappen. Voor verandering is dat echter niet zondermeer wijs. De praktijk wijst uit dat bedrijven die in kleine stapjes verbeteren en veranderen uiteindelijk sneller tot het grote resultaat komen. Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Veranderen in kleine stapjes is makkelijker gezien het draagvlak. Eigenlijk wordt uw bedrijf zo een lerende organisatie.
Mooie term “lerende organisatie”, maar hoe zet u die verandering in? Niets gaat immers vanzelf. Hier ligt dan ook een belangrijke sleutel tot succes. Veranderen kunt u het beste organiseren. Daarmee wordt niet bedoeld dat u zelf aan de slag gaat om zaken te veranderen. Dat is immers een veelgehoorde valkuil Nee, we bedoelen dat u als ondernemer opdrachtgever wordt voor verandering. U stelt samen met medewerkers de diagnose waar u wilt veranderen. Vervolgens selecteert u een team van mensen die hier voor enkele weken, op basis van vooraf gedefinieerde tijd, mee aan de slag gaat. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor een dagdeel per week, kan het gewone werk doorgaan, terwijl u toch stappen maakt.
Op een vooraf afgesproken tijd krijgt u verbetervoorstellen opgeleverd. Zo houdt u er zicht op dat verandering tijdig worden doorgevoerd. Ook is van belang is dat u organiseert op welke manier veranderingen opgepakt worden. Zomaar verbeteren zonder afgesproken methode is niet raadzaam omdat het waarschijnlijk niet zal leiden tot de meest optimale oplossing. Kies liever een goede eenvoudige methode zoals 8D of Kaizen.
Het laatste waar u goed aan doet is om de juiste overlegmomenten te organiseren. Elk overleg heeft een vaste frequentie, een vaste agenda en deelnemers die zich voor elk overleg goed voorbereiden. Notulen zijn vervangen door een adequate actielijst. Binnen deze overlegstructuur geeft u verbeteren als thema een plek op de agenda’s. Zo organiseert u bijvoorbeeld in het managementoverleg dat u nieuwe verbeteropdrachten uitzet en nieuwe verbeter ideeën prioriteert.
Alle voorbeelden in dit artikel over organiseren van verbeteren vinden hun oorsprong in Lean Management. Binnen veel bedrijven die Lean Management omarmen gaat het over kosten besparen en of procesverbetering. Het goed organiseren van verbeteren met het benodigde draagvlak van medewerkers blijft vaak ten onrechte onderbelicht.
