Je bent lekker op weg om je bedrijf vorm te geven. Je hebt je ambities uitgedacht en opgeschreven. Deze zijn gecommuniceerd en je hebt je ook nog ingezet om doelen om te zetten naar KPI’s. Vanuit leiderschap zet je je samen met je team in om medewerkers zichzelf te motiveren aan de slag te gaan met de ontwikkeling van je organisatie. Ben je er dan? Nee, je moet het er wel continu met elkaar over blijven hebben. Terugvallen in “hetzelfde blijven doen als altijd” ligt immers altijd op de loer en ambities worden dan niet waargemaakt.
Met elkaar praten gaat vaak wel goed, maar structureel en constructief communiceren is een vak
Natuurlijk praten medewerkers en management veel onderling. Dat kan over van alles gaan. Het weekend, hobby’s, nieuw beleid, een vergadering, gemaakte fouten et cetera. Veelal is dat in een informele setting, wat het moeilijker maakt om constructief beslissingen te nemen. Inherent aan informeel overleggen is dat je medewerkers geen gelijke informatie hebben. Niet elke gesprek omvat hetzelfde en legt de nadruk op dezelfde gespreksonderwerpen. Daar komt nog bij dat het moment van bespreken niet vastligt. Zo krijgen je medewerkers informatie mogelijk (in hun beleving) te laat en dit schaadt hun betrokkenheid op termijn.
Hoe moet het dan wel? Bij voorkeur beschikt je organisatie over een heldere communicatiestructuur. De lijnen waarlangs alle kritische beleidsmatige en operationele onderwerpen worden besproken liggen vast volgens een vooraf vastgesteld, passend interval. Met andere woorden bespreken medewerkers de juiste dingen op het juiste moment met de juiste collega’s met als doel:
- Beslissingen juist en tijdig door te voeren
- Eventuele uitdagingen en problemen tijdig te signaleren en op te lossen
- Concreet met elkaar samen te kunnen werken aan structureel verbeteren
Het effect is dat medewerkers, los van geplande besprekingen, minder met elkaar hoeven te bespreken. Zaken zijn namelijk op tijd helder. Daardoor kunnen medewerkers effectiever verder met hun werk. Het is minder vaak nodig om een collega te storen met een informatievraag. Wel zo efficiënt!
Organiseren van efficiency
Hoe creëer je dit? Een mooie manier om de huidige overlegsituatie en overlegbehoefte in kaart te brengen is een brown-paper sessie. Je selecteert een groep medewerkers die naar verwachting gezamenlijk de hele communicatielijn vertegenwoordigen, van directie tot uitvoerenden.
In het kort: Je vraagt hen om een overzicht mee te nemen van de overleggen waarbij zij aanwezig zijn. Wat is de agenda en welke notulen horen daarbij? Je vraagt de deelnemers één voor één de meegebrachte papieren op te hangen op een grote wand (brown paper). Zo ontstaat er overzicht van welke overleggen gevoerd worden. En op welke manier daar al dan niet verband en of overlap in zit. Tot slot bespreek je de overlegbehoefte die niet door de huidige overleggen wordt ingevuld.
Vanuit deze analyse stel je met je team een nieuwe overlegstructuur op. Volg daarbij de eventueel aanwezige hiërarchische lagen in je organisatie. Houd tevens rekening met projectmatig werken als dat aan de orde is. Leg vast welke overleggen gevoerd worden, wie daarbij betrokken zijn, wat de agenda is, op welke manier verslaglegging plaatsvindt, wie voorzit en notuleert. Stel ook regels op voor effectief vergaderen, zoals “begin en eindig op tijd” en “iedereen komt voorbereid naar de overleggen”.
Meet ook de kwaliteit van een overleg
Vervolgens is het zinvol om de kwaliteit van overleggen te meten door het introduceren van een concrete tool hiervoor: meeting levels. Dit is het laatste agendapunt van elk overleg, waarbij het overleg wordt geëvalueerd. Door de kwaliteit te scoren aan de hand van vooraf opgestelde indicatoren krijgt je overleg een cijfer. Door een doel te stellen voor het einde van het jaar kun je gericht toewerken naar effectieve overleggen.
Het resultaat? Beleid wordt gemakkelijker uitgevoerd, medewerkers krijgen proactief, effectief en efficiënt de voor hen benodigde informatie. En het vereenvoudigt het signaleren en doorvoeren van verbeteringen. Het is namelijk niet meer nodig om veelvuldig collega’s te storen met een acute vraag. Minder verstoring leidt tot een hogere efficiency, minder fouten en hogere kwaliteit van producten en of diensten.
Operational Performance Program
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een efficiënte overlegstructuur gericht op het behalen van je doelstellingen? Wij gaan hierover graag met je in gesprek. Bel +31 (0)572 362008 of mail naar info@smitdevries.nl. Of bekijk het Operational Performance Program.
