Concreet - maak duidelijke afspraken

Is je aanpak daarmee compleet?

‍

Deze denkwijze is best prima. Maar de aanpak is alleen nog niet compleet. Want wát verlang je precies van jouw teams, afdelingen en mensen? Hier moet je altijd scherp op zijn bij het bepalen van (strategische) doelen.

‍

Je kunt de neiging hebben om doelen te formuleren die er zo uitzien:  

• We besteden komend kwartaal meer aandacht aan medewerkerstevredenheid.
• We beginnen in 2025 met nieuwe productontwikkeling.
• We gaan snel bezig met het optimaliseren van onze processen.
• Onze klanttevredenheid moet omhoog.

‍

Mooie ideeën hoor. Maar wat valt je op? Ze zijn vaag. Veel te vaag. Want wanneer is het doel behaald? Wat is ‘meer aandacht’? Is het al voldoende als ik een keer extra vraag hoe het met iemand gaat?

‍

En wat is ‘we gaan bezig met…’? Is het al voldoende als ik hiervoor een projectgroep bedenk? Waarschijnlijk niet. Maar wat is het dan wel? En heeft iedereen hier hetzelfde beeld bij? Dat is voor zowel management als medewerkers niet prettig werken. Je weet namelijk niet wat er verwacht wordt van elkaar. Dus ook niet wanneer je klaar bent. Gelukkig is hier een prachtige oplossing voor.

‍

KPI’s - wanneer doe je je werk goed?  

‍

Maak afspraken met elkaar. Meetbare afspraken. De beste afspraken zijn SMART geformuleerd. Zo weten beide betrokkenen precies wie wat doet en wanneer het klaar is. Er is geen ruimte voor dubbele interpretaties. Dit noemen we prestatie-indicatoren. Gaat het om strategische indicatoren? Dan noemen we het KPI’s. Het klinkt misschien heel zakelijk, maar eigenlijk is het voor iedereen heel prettig om te weten wat er van je verwacht wordt. Dus ook wanneer je je werk goed doet. Of wanneer het af is.

‍

Je kunt pas iemand aanspreken als je wat hebt afgesproken

‍

KPI’s vormen vaak de basis voor stuurinformatie. Dat wil zeggen dat je hiermee je bedrijf en de mensen kunt sturen. Aansturen, zoals jij wilt. Committeren mensen zich aan de afspraken? Dan mag je ervan uitgaan dat het lukt. Mocht het niet lukken? Dan geef je dat op tijd aan bij de ander.  

‍

Als leidinggevende kun je met deze afspraken je mensen aanspreken als doelen niet behaald worden. Iedereen weet namelijk precies wat er wanneer verwacht werd. Hiermee voorkom je een veelvoorkomende fout: het aanspreken van mensen zonder gemaakte afspraken. Dit werkt averechts. Want mensen worden afgerekend op iets waarvan ze niet wisten dat ze het moesten doen.  

‍

Het omgekeerde is ook het geval. Als mensen weten wanneer er wat wordt verwacht, nemen zij hun verantwoordelijkheid. Ze trekken aan de bel als het niet op tijd lukt. Of als er hulp nodig is. Dan is het een stuk minder vaak nodig om elkaar erop aan te spreken. Dat werkt voor iedereen een stuk prettiger.

‍

Meer weten?

‍

Wil je eens bespreken of jullie werkafspraken duidelijk genoeg zijn? Of hoe je het resultaat van je vergaderingen concreet maakt? Neem dan contact met ons op. Wij staan voor je klaar.